Kokous, tapaaminen, palaveri, sparrailu, brainstormaus – rakkaalla lapsella on monta nimeä.

Monen toimistotyöläisen arkiviikko täyttyy kokouksista. Peräti 40% työajasta saattaa kulua erilaisissa palavereissa. Kohupaljastus tulee tässä: suurin osa kaikista näistä kokouksista on turhia.

Tässä on listattuna kuusi varmaa merkkiä, joista tiedät, että kokous on turha, eikä siihen välttämättä kannata osallistua. Tai ainakin osallistumista kannattaa harkita tarkkaan.

Näistä merkeistä tunnistat turhan kokouksen:

1. Kokoustetaan asiasta, jonka olisi voinut hoitaa sähköpostilla

Jokaisesta asiasta ei tarvitse järjestää kokousta tai sparrailuhetkeä. Jos sinusta tuntuu, että jonkin asian saisi hoidettua helpommin ja nopeammin sähköpostilla kuin tapaamisessa, lähetä sähköpostia.

2. Kokouksessa on liikaa osallistujia

Onko kokouskutsun vastaanottajina puoli organisaatiota vaikka kyseessä on yhden tiimin asia? Onko sinut kutsuttu sellaiseen palaveriin, jonka aihe on sinulle vieras tai et liity asiaan mitenkään? Jos vastasit kyllä, kokous saattaa olla sinulle turha. Mitä vähemmän ihmisiä kokoukseen osallistuu, sitä tehokkaampana se pysyy. Muista tämä myös silloin, kun itse lähetät kokouskutsuja osallistujille.

3. Kokoukselle ei ole asetettu agendaa tai tavoitetta

Jos sinulle ei ole selvää, miksi kokous järjestetään tai mitä sillä yritetään saavuttaa, kokouksella ei todennäköisesti ole tavoitetta. Eikä silloin yleensä saavutetakaan mitään. Tehokkaassa kokouksessa jokainen osallistuja tietää tavoitteen ja se pidetään mielessä kokouksen läpi. Parhaassa tapauksessa kokouksen tavoite myös saavutetaan.

4. Kokous kestää liian pitkään

Käytitkö juuri yhteen kokoukseen kaksi tuntia? Suurella todennäköisyydellä suurin osa siitä kahdesta tunnista meni hukkaan. Jos tiimin kokoukset tuppaavat venymään, asettakaa kokoukselle aikaraja ja pysykää siinä. Kokoukseen tulee ihan erilaista säpinää, kun asiat pitää käydä läpi ja tavoitteet saavuttaa puolessa tunnissa!

5. Kokouksessa räplätään puhelimia tai läppäreitä

Jos luet tätä juttua kokouksessa, voit pitää sitä varmana merkkinä siitä, että kokous on sinulle turha. Kiinnostavassa ja tärkeässä kokouksessa et ehdi selailla internettiä tai Instagramia. Kokoukseen voi vaikka asettaa kiellon puhelimen käytöstä, mikäli se ei hankaloita kokouksen kulkua.

6. Kokous järjestetään epäsopivissa tiloissa

Mitä tärkeämpi ja isompi kokous, sitä isommat vaatimukset se asettaa kokoustilalle. Jos kaikki eivät mahdu istumaan pöydän ääreen tai tekniikka ei toimi, se vaikeuttaa merkittävästi olennaiseen keskittymistä. Kokoustilalla voidaan myös innostaa ja inspiroida osallistujia. Jos kokous järjestetäänkin saman vanhan neukkarin sijaan uudessa tilassa, myös ajatukset lentävät vapaammin! Innostavia kokoustiloja löytyy muun muassa täältä: Kokoustilat

 

Oletko sinä istunut turhassa kokouksessa? Entä onko sinulla kokemuksia erityisen onnistuneista kokouksista? Jaa hyviä tai huonoja kokemuksia alla kommenteissa!
Yhteistyössä:

Kommentit

Kommenttia